eMail Archving : עלות כוללת של הפתרון, או כמה כסף אני יכול לחסוך באמצעות העברת הדואר לארכיון?

 

חברה אשר שוקלת להשתמש באירכוב דואר אלקטרוני כנראה מודאגת לגבי עלויות של התקנה ותחזוקה של מערכת כזו. עם זאת, אם היא נעשית נכון, שימוש במערכת אירכוב דואר אלקטרוני אמורה לחסוך לכל עסק הרבה כסף.

חיסכון מיידי עם הדוא"ל בארכיון

הדרכים להפחתת עלויות באופן מיידי ע"י שימוש באירכוב אימיילים הם:

• פינוי מקום אחסון על ידי שימוש בתכונות ביטול כפילות ו אחסון יעיל. לקוחות מדווחים על הפחתת נפח דואר שמור של 40 עד 70%, בעיקר בשל ביטול כפילויות קבצים. פינוי שטח אחסון לא רק חוסך כסף באופו מיידי, זה יכול לשפר את הביצועים של המערכת כולה, ובכך לשפר את הפרודוקטיבית של החברה כולה.

 

• שיפור יעילות משמעותי ע"י שימוש בכמות העצומה של קניין רוחני שקיימת בהיסטוריית האימיילים הארגונית ואשר נוצרת ע"י מרבית החברות, ואם עובדים יכולים לגשת בקלות-לארכיון יכולים לשפר את עבודתם הנוכחית.

 

• הפחתת עומס העבודה של עובדי ה- IT. לדוגמה, עובד לעתים קרובות מוחק אימיילים ומסמכים ועליי לאחזר מידע כזה. אם ארכיון מתוכנן היטב זמין, עובדים יכולים בקלות עצמית לאחזר את המידע הדרוש מבלי לקשור את הזמן של עובד IT ייעודי.

 

• במידה וכל האימיילים קיימים בארכיון כראוי, הרבה יותר קל להעביר את הדוא"ל של החברה לשרתי דואר אלקטרוני חדשים, מעודכנים. מוריד את עלויות ומשאבי השדרוג מבלי לסבול אובדן נתונים או שיבושים בזרימת עבודה.

 

• צמצום סיכונים וכנסות ע"י גופים רגולטורים אם החברה שלך לא יישמה פתרון אירכוב כי במלואו עונה על הדרישות של גופים רגולטוריים שונים, חברה יכולה להיות נתונה לקנסות.

 

• אם חברת נתונה אי פעם לבקשות משפטיות לנתונים, בעל הנתונים זמינים בארכיון יחסוך כסף. עסקים חשופים לתביעות משפטיות, כל דבר, החל בפעולות משפטיות כגון פיטוריו של עובד יכולים להביא להמצאת המסמכים הרלוונטיים. הניסיון לייצר את המסמכים הדרושים במהירות בכדי להוכיח חוסר חפות ללא ארכיון אימיילים ידרוש מאמץ עצום מצד עובדים מרובים ואף יכול להפוך לבלתי אפשרי. בנוסף אם לא ניתן לייצר את המידע הדרוש בכדי ליישב או לזכות בתביעה, החברה עשויה להיות נתונה לקנסות ועונשים.

​

בשורה התחתונה, יש לראות באירכוב כדרך יעילה לביצוע  פעילויות עסקיות חיוניות אשר גם מביאות חיסכון תפעולי וגם ליעילות שגורמת לעלייה ברווח

בשורה התחתונה, יש לראות באירכוב כדרך יעילה לביצוע  פעילויות עסקיות חיוניות אשר גם מביאות חיסכון תפעולי וגם ליעילות שגורמת לעלייה ברווח.